Какая система планирования платежей нужна среднему бизнесу?
Когда совсем молодая компания вырастает до средних масштабов, задачи планирования платежей у нее усложняются. Если раньше с ними вполне справлялся сам руководитель с помощью незамысловатых инструментов, то теперь появилась потребность в более профессиональной системе планирования, где будет работать финансовый специалист. Но какой должна быть эта система и какие инструменты должны в нее ходить?
Заявки на платежи
Логично, что у компании, которая выросла до среднего бизнеса, штат сотрудников больше, чем раньше. У каждого отдела свои требования – одним нужно заплатить поставщику, другим закупить в офис канцтовары, третьим оплатить услуги подрядчика. Чтобы сотрудникам не приходилось «отлавливать» финансового менеджера с просьбой подписать счет, компании нужна система планирования платежей. Чаще всего ее называют «Казначейская система предприятия» или «Казначейство». На деле это всё одна и та же система, которая позволяет собирать потребности всех отделов компании в одном месте, оформлять их в виде заявок и обрабатывать.
Гибкий механизм согласования и утверждения
На каждом предприятии своя система принятия решений. В одних компаниях платежи обязательно согласуют с ответственными лицами, прежде чем отправить на одобрение руководителю. А в других компаниях созданную заявку могут сразу же передать на утверждение. Важно, чтобы механизм согласования заявок был гибким и позволял обрабатывать заявки и тем и другим путем.
Хотя средний бизнес требует больше контроля за платежами, жесткие сценарии согласования заявок ему обычно неактуальны – это уже потребность крупных компаний. Поэтому желательно, чтобы система заявок обладала оптимальной системой согласования, то есть неусложненной строгими этапами передачи ответственности.
Чтобы получить более полное представление о том, какая система заявок на платежи будет оптимальной для среднего бизнеса, можно прочитать этот материал.
Платежный календарь
Одновременно с заявками на платежи средним компаниям нужен еще один инструмент – Платежный календарь. По сути, он представляет из себя таблицу, где показано, в какой день нужно оплатить заявку, на какую сумму и с какого расчетного счета.
Прежде всего платежный календарь должен напрямую взаимодействовать с системой заявок. В данном случае каждая заявка сначала проходит через согласование и утверждение, а затем автоматически появляется в календаре. Только после этого финансовый менеджер может принять окончательное решение о том, когда и с какого счета совершить оплату.
Про расчетные счета стоит сказать отдельно. В среднем бизнесе часто встречаются случаи, когда счетов несколько, причем привязаны они к разным юридическим лицам. Очевидно, что в рамках каждого расчетного счета управлять платежами нужно отдельно. Для этого в платежном календаре должны отображаться все счета компании, по каждому из которых можно контролировать кассовые разрывы.
Хороший пример платежного календаря, ориентированного на предприятия среднего уровня, можно найти по этой ссылке.
Коротко о главном
Система оперативного планирования платежей, которая будет актуальна среднему бизнесу, включает в себя следующее:
- Заявки на платежи;
- Механизм утверждения заявок, не усложненный чересчур жесткими сценариями согласования;
- Платежный календарь, который взаимодействует с заявками и позволяет контролировать остатки денег по каждому расчетному счету.
